ひなぴし

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年末調整の書き方を参考にできるように準備しておくこと、来年のための準備で楽になる

毎年10月下旬〜11月初旬に税務署から各会社や事業所へ年末調整の紙(給与所得者の保険料控除申告書)が送られてくるそうです。ですので、サラリーマンや公務員の方が年末調整の書類を受け取るのはだいたい11月初めぐらいが多いんじゃないでしょうか。受け取ったら「あ〜面倒くさい・・」と思う人も多いと思いますが、ほんのちょっとの手間で次からの年末調整が楽に済ますことができる可能性があります。それをご紹介したいと思います。

 

実はこのライフハックは、年末調整にだけ使えるものではく

 

・同じように何度も同じことを繰り返す

・記入や押印が必要な書類など

・しかも、1年毎など、ある程度間隔が空く場合

 

とか、そういう場合に有効です。

来年の年末調整を楽にするため準備しておくこと

その方法とは

 

今年の提出書類についてスマホで写真撮影しておく

というものです。別にスマホでなくカメラでもOKですが、保管するのにスマホが便利だと思います。

 

とにかく、今年、書類に書いた内容がわかるようにしておくということ。そうすると、来年にまた年末調整の書類を受け取った時、「どう書けばいいか」がすぐにわかります。

 

1年も経つと、「何をどう書いてたっけ?」「どこにどの保険を書いてたっけ・・?」とわからなくなると思います。

 

また、記入用紙だけでなく、保険料控除証明書を貼る紙なんかも撮影しておくと、来年わかりやすいので、年末調整に関わる書類はすべて撮影しておきましょう。

 

去年書いて提出した内容が手元にあれば、それをみたらすぐにわかるので、書き方を調べたりする時間が大幅に短縮されます。

 

ただし注意点があります。それは「提出して正しく受理されたもの」を記録しておくこと。

どういうことかというと、書いて会社へ提出しても・・そのあと戻されてしまう場合があります。「書き方が間違っているから書き直して」その場合は、ちゃんと書き直して人事や総務部門からOKをもらった最終状態のものを撮影しておくようにしましょう。最初に出したものを撮影しておいたものの、それが間違っていたら、また来年も間違って書いてしまうので(笑)

提出前に一度撮影しておいて、もし一度でも戻されたらちゃんと書き直して、それをもう一度撮影して最初に撮影したものは削除する(もしくはここが間違っていたというメモをつけて記録しておく)ようにしましょう。

 

書類全体が入るように撮影をすること

また、解像度を低くしすぎると文字が読めなくなるので、文字が読める状態で写真が保存されているか?はちゃんと確認しておきましょう。(最近のスマホなら、変に設定を変えていなければ、A3の書類を向きを横向きにし全体におさめて写真をとっても、あとからスマホやPC画面上で拡大表示すればちゃんと文字が読めるはずです) 

わかりやすい年末調整の手引 (平成30年版)

わかりやすい年末調整の手引 (平成30年版)

 

年末調整の写真の保管方法

写真の保管方法ですが、ぼくはEvernoteを使っています。そこに「2018年 年末調整 給与所得者の保険料控除申告書」などとタイトルをつけて保存しておきます。すると来年の年末調整の書類が手元にきたとき、検索したらすぐにそれが出てくるわけです。

クラウドがぼくは便利だと思います。Google Driveなど、無料で使える容量のところに保存しておくと良いかなと。iPhoneを使っている人ならiCloudとか、有料契約してる人も多いと思います(ぼくはEvernoteを有料契約して、実は何でも保存してます)。まあ、クラウドに個人情報や重要な事項を保存するのは心配・・という人もいるとは思いますので、そこは自己責任で。

ぼくの考えでは、自分のPCやMac、外付けHDD等自宅に保管したりするのもよっぽどリスクが高く、そこで盗まれたり誰かに知られたりするリスクとセキュリティを考えられたクラウドの方が危なくないのではと思っていますが。あとは他のパスワードと同じパスワードを使わないなど、自分の対策も必要と思いますけどね。とにかく自己責任でどうぞ。

 

クラウドはない。という人なら、自分宛てにメールしておくとか。タイトルに「2018年 年末調整 給与所得者の保険料控除申告書」とかつけておけば、あとから検索することもできるのではないでしょうか。Gmailなら、Googleの検索力によりけっこうしっかり過去のメールを検索してくれるので、Gmailに送っておく、というのも良い方法かと思います。

 

PCやMac、外付けハードディスクなどに保管しておくのもあり。ただし、そのあと一年以内に買い直したりしたときにちゃんとデータを移行してわかるようにしておくことや、あと、故障してしまった場合は…なんともならないので😓やっぱりクラウド保管をおすすめします。

 

クラウド保管が気になる人は、保管するファイル自体にもパスワードをかけておけば良いかなと思います。PDFファイル等にすれば、ファイルを開く際にパスワードを聞く形へ作ることが可能だと思います。そこでなが〜〜いパスワードをつけておけばOKかなと(^_^;)

 

どの方法の場合も、どこに保管したか、はわかるようにしましょう。今後いろいろなものを保存するときに、「ここを調べればわかる」というように、同じ場所に保管しておくと探すときに「見つからない」となりません。

 

 

撮影記録された年末調整の書類(給与所得者の保険料控除申告書など)をみて書く際の注意事項

 

提出書類は毎年マイナーチェンジされたりしますが、それでも昨年のものをみるとかなりの時間短縮になります。

 

このやり方で翌年、年末調整の書類を書く時に注意することは

・この1年で契約開始した保険など

・今年の変更点

 

まず、この1年で契約開始した保険については、昨年の書類には記載がないので、当然気をつけるべきでしょう。

 

保険契約をする時に、10月末ぐらいに「リマインダー」をしかけておくのをおすすめします。

ぼくは「Googleカレンダー」を使っているので、もし新しい保険契約をした場合には11月1日ぐらいに「○○保険を契約した、年末調整の際確認」などというタスクを入れて、スマホに通知されるようにしておきます。

 

iPhoneには「リマインダー」というアプリがあり、これで指定日時に通知をすることが可能。

こういうもので、忘れないようにしておきましょう。

 

もう一つは「今年の変更点」です。おそらく会社の取りまとめ部署の人が教えてくれると思いますがそういう情報に注意。

「今年はここが変わります」は昨年の書類をみてもわかりませんので、自分でアンテナを張っておく必要があります。

 

じゃあやっぱり、写真撮影なんかせずに、毎年確認すればいいんじゃないか?と思う人もいそうですが、それでも、昨年のをみるとだいぶ楽ですよ。

 

あと、去年と今年で保険で金額の金額が変わってないか?は、保険料控除証明書と見比べておきましょう。

去年は年の途中から加入してて、今年は丸々一年とかだと金額が増えているはずです。

 

 

最後に、年末調整に必要になる、各保険会社から送られてくる保険料控除証明書は届く都度、必ずしっかり保管しておきましょう。

まとめておいておいた方が良いと思います。僕の場合は専用のファイルを作ってそこに入れておくようにしてます。

 

保険料控除証明書が届く時期は経験上まちまちだと思います。10月ぐらいになってから届くもの、契約時期や支払い時期辺りでくるものなど。なので、受け取ってから年末調整まで時間がある場合もあるので、ちゃんと保管が必要です。保険会社から届く書類は要確認ですね。

 

保険料控除証明書など年末調整用の書類は分けて保管しておきましょう。

 

 

年末調整は面倒くさいから何もやらずに提出してる、なんて人もいるかもしれないですが、ある程度のお金が戻ってくるので絶対やった方が良いと思います。専門家ではないので細かい計算などはしませんが、

 

例えば

年収400万 一般的な保険に加入している

の人で、

 

所得税還付で2万円弱、返してもらえますし、

住民税は15,000円程度、減税してもらえるそうです。

 

年末調整の手間が楽になれば、簡単な作業でこれだけのお金がゲットできるのと同じことになります。

 

来年の年末調整に向けて、できるだけ作業を楽にする準備をしておきましょう!

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